Cara Grouping Baris dan Kolom di Excel

Grouping baris dan kolom di exel sangat diperlukan utuk menyederhanakan data laporan yang terdiri atas sub bagian. Dengan kata lain data terdiri atas data utama dan perinciannya.  Dengan cara ini kita bisa melihat data secara garis besar dahulu, kemudian melihat perinciannya jika diperlukan.

Untuk melakukan grouping, caranya cukup mudah.

Pertama : seleksi kolom atau baris yang akan dilakukan grouping

Kedua     : Lakukan salah satu cara berikut. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk melakukan grouping. Silahkan dipilih yang sesuai

Cara-1 : Jika menggunakan excel 2003, maka grouping dapat dilakukan melalui menu data, kemudian klik Group and Outline, dan klik Group.   Proses sebaliknya dapat dilakukan dengan klik Ungroup

Cara-2: Jika anda menggunakan excel 2007 ke atas, maka groping dapat dilakukan melalui tab Data dan kemudian tekan Group. Proses sebaliknya dapat dilakukan dengan klik ungroup

Cara-3: Cara yang saya sarankan adalah menggukan shortcut pada keyboard. Cara ini merupakan yang paling mudah dan berlaku untuk semua versi excel. Adapun shortcutnya adalah sebagai berikut:

• ALT + SHIFT + RIGHT    : Untuk grouping kolom atau baris
• ALT + SHIFT + LEFT       : Proses sebaliknya Untuk menghilangkan grouping kolom atau baris

Keterangan : RIGHT merupakan tanda panah ke kanan, dan LEFT adalah tanda panan ke kiri.

Demikian tips sangat super singkat ini. Semoga bermanfaat.

Salam

Artikel terkait:

• Cara Menggabungkan Kata di Excel
• Rahasia Cara Cepat AutoSUM
• Cara Menggunakan Format Painter Secara Berulang

Cara Menggunakan Format Painter Secara Berulang

Halo Teman, Belajar excel kali ini akan membahas tehnik copy format berulang menggunakan fitur format painter. Saya yakin semua pengguna excel sebenarnya sudah terbiasa melakukan copy paste format. Hanya saja mungkin tehniknya berbeda-beda. Ada yang menggunakan copy paste special, dan ada juga yang menggunakan fitur format painter.

Ini dia ilustrasi "penampakan" tombol Tool Format Painter pada excel 2007:

Mungkin bahasan ini terlalu sepele, terutama dalam pandangan seorang excel expert. Namun saya merasa perlu membahas hal ini, karena kenyataannya  masih banyak pengguna excel yang belum memanfaatkan fasilitas format painter secara maksimal.

Yang saya maksud disini adalah cara penggunaan format painter secara berulang.





Jadi begini kasusnya:

Ini kebiasaan umum yang dilakukan pengguna exel dalam memanfaatkan fitur format painter.

• Seleksi sel yang akan dijadikan acuan format.
• Tekan tombol format pointer
• Seleksi sel dimana format akan diterapkan
• Otomatis format sel  akan mengikuti format sel acuan.

Ternyata tehnik format painting di atas memiliki kelemahan yaitu hanya berlaku untuk sekali proses copy format. Bagaimana seandainya kita menginginkan melakukan format painting secara berulang untuk beberapa range target tanpa harus bolak-balik menekan tombol format painter.

Ini yang masih banyak tidak diketahui.

Sebenarnya kita tidak perlu menekan tombol format painter berulang-ulang untuk mencopy format.

Caranya?

Inilah Rahasianya: Cukup lakukan double click atau klik dua kali tombol format painter, maka alat ini dapat digunakan untuk copy format berulang tanpa harus bolak-balik menekan tombol format painter.

 Jadi kita ulangi proses di atas dengan tehnik format painter berulang.

• Seleksi sel atau range sel yang dijadikan acuan format
• Tekan dua kali atau double click tombol format painter
• Seleksi sel atau range dimana format akan diterapkan
• Seleksi sel atau range lainya dimana format akan diterapkan selanjutnya
• Seterusnya sampai semua range sel dimaksud sudah selesai disesuaikan formatnya
• Untuk keluar dari mode format painting bisa dilakukan dengan cara menekan kembali tombol format painter sekali. Selain itu kita juga bisa menekan tobol ESC pada keyboard untuk keluar dari mode format painter.

Perhatikan kembali langkah-langkah di atas, Ternyata Rahasia langkah penting pada proses format painting berulang adalah pada saat menekan tombol format painter, yaitu harus dengan cara double klik. Nah trik inilah yang masih banyak tidak diketahui.

Demikian pembahasan singkat perihal Fitur Format Painter dan Cara Efektif Penggunaannya Secara Berulang di Excel. Semoga bermanfaat.

Salam..

Artikel Terkait:

• Rahasia Cara Cepat AutoSUM
• Cara Menghapus Semua Gambar Sekaligus Pada Excel
• Merubah Warna Sel Berdasarkan Value dan Formula

Rahasia Cara Cepat Autosum

Bagi pengguna excel, melakukan penjumlahan pastilah hal yang biasa. Semua user pasti memiliki caranya sendiri yang disukai atau diketahui untuk melakukan penjumlahan. Ada yang  menggunakan rumus tambah (+), dan ada juga yang menggunakan fungsi SUM. Tulisan sangat singkat ini dikhususkan untuk membahas cara penjumlahan menggunakan fungsi SUM, terutama dengan tehnik Autosum.

Bagaimana Cara Melakukan Autosum di Excel?

Nampaknya mayoritas pengguna excel sebenarnya sudah mengetahui cara melakukan autosum yaitu dengan cara menekan tombol autosum.

Namun tahukah anda ternyata ada cara yang lebih cepat untuk melakukan autosum. Cara tersebut yaitu menggunakan shortcut pada keyboard. Adapun shortcutnya adalah :

ALT + =

Cara autosum menggunakan shortcut ALT + = inilah yang ingin ditekankan dalam kesempatan ini, karena saya rasa masih banyak user excel yang belum mengetahuinya.

Adapun cara melakukan autosum adalah dengan cara menyeleksi sel  untuk menempatkan rumus, kemudian tekan tombol  ALT + = pada keyboard. Maka secara otomatis excel akan mendeteksi bagian mana dalam range exel yang akan dijumlahkan. 

Perhatikan,  contoh berikut merupakan data jumlah buah-buahan yang terjual dalam seminggu. Untuk menjumlahkan total bobot buah-buahan per hari (penjumlahan secara vertikal) adalah dengan cara menyeleksi sel  yang akan ditempatkan rumus, anggaplan di sel C10, kemudian tekan shortcut ALT +  =

Dengan cara yang sama, kita juga dapat melakukan autosum secara horizontal, misalnya tempatkan seleksi sel I3, kemudian tekan ALT + =

Perlu dicatat bahwa pada saat melakukan autosum, excel akan mendeteksi otomatis range sel mana yang akan dijadikan referensi. Range biasanya akan terputus ketika menjumpai sel kosong atau sel yang berisi formula. Ilustrasi berikut menggambarkan autosum yang terputus  oleh sel yang blank.

Salah satu cara untuk mengatasi hal tersebut adalah dengancara mengisi angka nol pada sel yang blank.

Demikian, tips singkat ini. Harapannya anda dapat menggunakan jalan pintas atau shortcut CTR + = untuk melakukan autosum.

Semoga beranfaat.

Salam..

Artikel terkait:

• Fungsi SUM dan Rumus Penjumlahan Pada Excel
• Fungsi SUMIF dan Rumus Penjumlahan Bersyarat
• List Tombol Shortcut di Excel

Cara Menggabungkan Kata Di Excel

Halo Teman, Belajar excel kali ini akan membahas bagaimana cara menggabungkan kata di excel.  Apakah ini penting? Penggabungan kata seringkali diperlukan dalam beberapa hal, misalnya untuk menggabungkan nama depan dan nama belakang.  Keterampilan menggabungkan kata juga sangat penting ketika kita bekerja dengan rumus VLOOKUP, yaitu untuk membuat kriteria spesifik yang terdiri atas gabungan beberapa  kata.

Secara garis besar, pembahasan belajar excel kali ini mencakup:

1. Menggabungkan Kata Dengan fungsi CONCATENATE
2. Menggabungkan Kata Dengan Menggunakan Operator Ampersand (&)
3. Perbedaan Antara Fungsi CONCATENATE dengan Operator &
4. Contoh Manfaat Penggabungan Kata Dalam Rumus VLOOKUP

Penggunaan fungsi CONCATENATE Untuk Penggabungan Kata

Tidaklah sulit untuk menggabungkan kata dengan rumus CONCATENATE. Cara ini dapat dituliskan dengan syntax sebagai berikut:

=CONCATENATE(kata1,kata2,kata3,…)

Artinya: Fungsi Concatenate Dapat menggabungkan Kata1, kata2, kata3 dan seterusnya menjadi satu text yang terkumpul.

Misalnya:

Rumus :               =CONCATENATE("Cecep","Onah","Bandung")

Hasil       :               CecepOnahBandung

Untuk mendapatkan kombinasi text dengan jeda spasi, maka tinggal ditambahkan saja spasi sebagai salah satu parameter dalam rumus.

Rumus  :               =CONCATENATE("Cecep"," ","Onah"," ","Bandung")

Hasil       :               Cecep Onah Bandung

Atau jika menginginkan tanda pemisah lainnya misalnya strip (-), maka tinggal disisipkan saja karakter ter tersebut ke dalam rumus, menggantikan spasi

Rumus  :               =CONCATENATE("Cecep","-","Onah","-","Bandung")

Hasil       :               Cecep-Onah-Bandung

Konsep yang sama digunakan jika masing-masing kata yang akan digabung terdapat dalam sel atau kolom excel.

Misalnya: dalam lembar kerja excel kolom B berisi nama, kolom C berisi nama ibu kandung, dan kolom D berisi kota asal. Kolom A berisi kombinasi dari kolom B,C dan D, sehingga rumus di kolom A baris ke-2 dapat dituliskan sebagai berikut:

=CONATENATE(B2,C2,D2)

Untuk menambahkan spasi atau karakter pemisah lainnya pun cukup mudah, yaitu tinggal ditambahkan saja ke dalam parameter, misalnya:

Menambahkan spasi:

=CONCATENATE(B2," ",C2," ",D2)

Menambahkan Strip atau garis datar (-)

=CONCATENATE(B2,"-",C2,"-",D2)

Silahkan dicoba menggunakan tanda pemisah lainnya..

Peggabungan Kata Menggunakan Operator & (Ampersand)

Untuk menggabungkan beberapa kata menggunakan operator & pun cukup mudah. Penulisannya seperti rumus matematika yaitu diletakan diantara text yang akan digabungkan. Berikut contoh rumusnya:

Rumus :               ="Cecep"&"Onah",&"Bandung"

Hasil       :               CecepOnahBandung

Untuk menyisipkan pemisah text pun cukup mudah:

Menyisipkan spasi:

Rumus  :               ="Cecep"&" "&"Onah"&" "&"Bandung"

Hasil       :               Cecep Onah Bandung

Menyisipkan strip / garis datar (-):

Rumus  :               ="Cecep"&"-"&"Onah"&"-"&"Bandung"

Hasil       :               Cecep-Onah-Bandung

Sama halnya dengan fungsi CONCATENATE, operator ampersand juga dapat digunakan untuk menggabungkan text menggunakan referensi sel, seperti ilustrasi berikut:

Dalam contoh diatas, rumus  =B2&C2&D2 digunakan untuk menggabungkan text yang berada di sel B2, C2 dan D2.

CONCATENATE vs Operator Ampersand (&)

Beberapa user masih ada yang mempertanyakan apa perbedaan antara penggunaan CONCATENATE dan Operator Ampersand. Dari segi kenyamanan, mungkin juga ada perbedaan pendapat, ada yang memandang  CONCATENATE lebih readable dan lebih mudah diedit. Ada juga yang lebih nyaman menggunakan ampersand.

Saya sendiri lebih suka menggunakan operator & karena kemudahan untuk menggabungkan kata dengan text yang lebih komplek, misalnya jika digabungkan dengan fungsi TEXT. Fungsi CONCATENATE biasanya saya gunakan untuk menggabungkan kata dengan referensi yang cukup banyak tapi simple dan tidak digabung dengan fungsi text lainnya.

Secara tehnis, rumus CONCATENATE dibatasi maksimal 255 karakter (string limit), sedangkan operator ampersand tidak dibatasi. Jika anda sering menggunakan fungsI SUM, mungkin akan menghadapi kasus serupa dimana fungsi SUM dibatasi 255 string limit, sedangkan operator tambah (+) tidak dibatasi. Tapi hal ini dapat diabaika, karena pada kenyataanya sangat jarang kita perlu membuat rumus CONCATENATE sampai sepanjang 255 karakter.

Manfaat Penggabungan Kata Dalam Rumus VLOOKUP

Penggabungan kata dalam rumus VLOOKUP sangat penting untuk difahami. Ini sangat diperlukan untuk mendapatkan kriteria spesifik sehingga dapat dimasukan sebagai parameter lookup_value dalam rumus. Penjelasan lebih detail perihal rumus VLOOKUP dapat dibaca di Penjelasan VLOOKUP dan Contohnya

Contoh sederhana, melanjutkan ilustrasi diatas, misalnya kita memiliki list beberapa orang dengan nilai hutangnya. Untuk mendapatkan nilai hutang dengan cepat menggunakan rumus VLOOKUP, kita sering dihadapkan pada kendala bahwa ada beberapa orang yang memiliki nama yang sama. Jika ada nama yang sama, maka VLOOKUP hanya akan dapat membaca nama yang dijumpai paling atas dalam tabel.

Nah untuk mengatasi masalah ini, maka  perlu dibuat rumus sehingga bisa ditentukan kriteria yang spesifik. Dalam contoh kasus ini adalah kriteria spesifik yang merupakan kombinasi antara nama, nama ibu dan alamat.

Perhatikan ilustrasi berikut:

Kolom A  pada tabel digunakan untuk menyimpan kriteria spesifik kombinasi antara nama, nama ibu, dan kota asal. Kemudian perhatikan rumus pada B12 digunakan untuk mendapatkan nilai hutang dari orang yang sudah diketahui namanya, nama ibu kandungnya dan alamatya.

Ada banyak manfaat lainnya dari penggabungan kata ini. Diantaranya adalah menggabungkan isi dari beberapa sel menjadi satu sel saja, selanjutnya juga dapat menggabungkan dua Kolom Atau Lebih 

Demikian tulisan singkat ini, mudah-mudahan bermanfaat. 

Salam                     

Artikel Terkait :

• VLOOKUP : Rumus Jitu Yang Wajib Dikuasai
• Memahami Rumus VLOOKUP Dengan Studi Kasus
• String Function : Pengolah Informasi Text Excel

Referensi:

https://support.office.com/en-US/article/CONCATENATE-function-8F8AE884-2CA8-4F7A-B093-75D702BEA31D

List Tombol Shortcut di Excel

Selain menggunakan mouse dan klik di excel, kita sebenarnya dapat meningkatkan kecepatan kerja dengan memanfaatkan short cut pada keyboard.  Dan dalam beberapa hal, akan lebih baik lagi jika  bisa menggabungkan keterampilan tangan kanan dalam menggunakan mouse dan sekaligus kemampuan menggunakan jari  tangan kiri untuk menekan short cut pada keyboard.

Kemampuan menggunakan shortcut juga sangat berguna pada kondisi tertentu, misalnya tiba-tiba mouse yang anda gunakan macet atau rusak. Daripada sibuk mencari mouse pengganti, lebih baik menggunakan keyboard dahulu sehingga pekerjaan tidak terganggu.

Berikut adalah shortcut  yang dapat digunakan untuk mempercepat pekerjaan di excel

KEY 1	KEY2	FUNGSI
Ctrl	F4	Menutup Workbook
Alt	F4	Menutup Excel
Ctrl	`	Melebarkan Jumlah Kolom
Ctrl	1	Memunculkan Format Cell
Ctrl	!	Mengubah Format sel Aktif Menjadi Accounting
Ctrl	2 / B	Membuat Tulisan Cetak Tebal
Ctrl	@	Mengubah Format Sel Aktif Menjadi Custom
Ctrl	3 / I	Membuat Tulisan Cetak Miring
Ctrl	4 / U	Membuat Tulisan Cetak Garis Bawah
Ctrl	$	Mengubah Format Sel Aktif Menjadi Currency
Ctrl	6	Memunculkan / Menghilangkan Simbol Shapes
Ctrl	^	Mengubah Format Sel Menjadi Scientific
Ctrl	&	Membuat Garis Outline
Ctrl	*	Memilih Array Yang Aktif
Ctrl	9	Menyembunyikan Baris
Ctrl	(	Mengembalikan Baris Tersembunyi
Ctrl	0	Menyembunyikan Kolom
Ctrl	F1	Menyembunyikan Toolbar Menu
Ctrl	F2	Print Preview
Ctrl	F3	Memunculkan Name Manager
Ctrl	F4	Menutup Worksheet
Ctrl	F12	Memunculkan Menu Open File
Ctrl	Panah Atas	Memilih Sel Yang Digunakan Paling Atas
Ctrl	Panah Kanan	Memilih Sel Yang Digunakan Paling Kanan
Ctrl	Panah Bawah	Memilih Sel Yang Digunakan Paling Bawah
Ctrl	Panah Kiri	Memilih Sel Yang Digunakan Paling Kiri
Ctrl	A	Memilih Sel Yang Digunakan
Ctrl	C	Menyalin Isi Sel
Ctrl	D	Menyalin Isi Sel Yang Berada Diatasnya
Ctrl	F	Menemukan / Find
Ctrl	H	Menemukan Dan Mengganti / Find Replace
Ctrl	N	Membuka Workbook Baru
Ctrl	P	Print
Ctrl	R	Menyalin Sel Di Sebelah Kiri
Ctrl	S	Menyimpan
Ctrl	V	Menempatkan / Paste
Ctrl	X	Memotong / Cut
Ctrl	Z	Membatalkan Kembali / Undo
Ctrl	END	Memilih Sel Terakhir Yang Digunakan
Ctrl	HOME	Memilih Sel A1
Ctrl	PgDn	Pindah Ke Worksheet Sebelah Kanan
Ctrl	PgUp	Pindah Ke Worksheet Sebelah Kiri
Alt	TAB	Pindah Workbook
Ctrl	Space	Memilih Kolom
Shift	Space	Memilih Baris
Shift	F10	Klik Kanan Pada Mouse

 (sumber : http://rumus-fungsi-excel.blogspot.co.id/2015/04/menggunakan-keyboard-tanpa-mouse-di.html)

Tips : Menggabungkan Klik Mouse dan Shortkey

Dalam beberapa hal mungkin kita akan sangat terbantu bila bisa memanfaatkan keterampilan tangan kanan dalam memainkan mouse, dan kecepatan tangan kiri untuk menekan shorcut.  Misalnya ketika melakukan pastespecial.

Dengan mouse, klik kanan dan klik pastespecial, kita akan memunculkan dialog box ini

Perhatikan bahwa pada masing-masing text opsi dan tombol (kecuali OK dan Cancel) terdapat  satu huruf yang digarisbawahi. Nah huruf tersebut dapat kita manfaatkan. 

Daripada menggunakan mouse untuk memilih dan klik pada opsi tersebut, akan lebih cepat jika kita tekan saja huruf bergaris bawah sesuai opsi tersebut pada keyboard.

Contohnya: Perhatikan bahwa shortkey untuk copy value adalah huruf V.  Maka pada saat melakukan copy paste, kita dapat melakukan langkah berikut: 

• Mouse : pilih sel yang akan di copy
• Keyboard : tekan CTR+C
• Mouse : pilih sel tujuan untuk Paste, klik kanan
• Keyboard : tekan S,  lalu tekan V
• Mouse : tekan OK, atau Keyboard tekan Enter

Cara ini lebih cepat dibandingkan hanya mengandalkan mouse saja. Memang pada mulanya diperlukan latihan supaya ada keserasian antara kecepatan tangan memainkan mouse dan reflek tangan kiri untuk menekan keyboard.

Demikian semoga bermanfaat.

Salam..

Artikel terkait:

• Shortcut Untuk Menghapus Semua Gambar Sekaligus Pada Excel
• Penjumlahan Cepat dengan Shortcut AutoSUM
• Shortcut Grouping Baris dan Kolom di Excel

Menghapus Semua Gambar Sekaligus Pada Excel

Ketika kita membuat atau menyisipkan gambar, shape dan foto di excel, membuat denah, sketsa ataupun sebagainya, seringkali tidak disadari sudah begitu banyak fragmen-fragmen gambar (shape) yang sudah dibuat.

Seandainya suatu saat, gambar-gambar tersebut tidak diperlukan dan harus dihapus. Bagaimana kira- kira cara menghapusnya?

Apakah bisa dilakukan dengan select all (CTR+A) kemudian tekan delete?

Ternyata tidak!

Cara tersebut hanya dapat menghapus data dalam lembar kerja excel. Tetapi tidak dengan gambar.

Fragmen gambar malah biasanya akan memipih dan tersembunyi pada bagian kiri lembar kerja excel.

Akibatnya sering tidak disadari, gambar menumpuk dan menyebabkan ukuran file semakin besar.

Lalu bagaimana mengatasinya?

Caranya sudah jelas yaitu dengan cara menghapus gambar-gambar tersebut.

Kendala yang dihadapi, sebagian user harus menghapus gambar satu persatu sehingga perlu lamaaaa sekali untuk menghapus semuanya.

Padahal sebenarnya ada cara cepat untuk menghapus gambar, shape dan foto di excel sekaligus.

Bagaimana caranya?

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan. Silahkan dipilih mana suka.

• Menghapus semua gambar dengan short cut keyboard CTR+SHIFT+SPACE
• Menghapus semua gambar dengan alat Go 
• Menghapus semua gambar dengan macro/VBA

Cara 1: Menyeleksi dan Menghapus semua gambar dengan shortcut CTR+SHIFT+SPACE

Ini adalah cara yang paling cepat, mudah, gak ribet, dan ampuh menghemat waktu.

• Seleksi salah satu gambar, shape, foto dan sebagainya menggunakan mouse
• Pada keyboard tekan CTR+SHIFT+SPACE
• Semua gambar akan terseleksi
• Selanjutnya tinggal tekan deh tombol delete atau backspace
• Dan semua gampar pun terhapus
• Selesai

Bonus Trick:
Jika gambar yang akan dihapus tidak tampak secara visual, maka Buat saja sembarang bentuk shape, misalnya bentuk lingkaran atau kotak.

Kemudian seleksi  shape yang baru dibuat tersebut, selanjutnya tekan CTR+SHIFT+SPACE , maka otomatis semua gambar dalam activesheet akan terseleksi.

Habis gitu, tinggal delete.

Cara 2: Menyeleksi dan Menghapus semua gambar dengan alat Go

• Tekan CTR+G atau tekan F5 , kemudian tekan Special…

• Cek Object dan tekan OK, proses ini akan menyeleksi semua object gambar dalam lembar kerja excel yang sedang aktif.

• Kemudian tekan tombol  keyboard delete atau backspace. Dengan cara ini akan menghapus semua gambar di lembar kerja excel.
• Selesai

Cara 3 : Menghapus semua gambar sekaligus menggunakan VBA.

Nah, yang ini diperuntukan khusus bagi yang suka macro dan VBA.

Contoh berikut masih sangat sederhana. Untuk tingkat lebih lanjut bisa ditambahkan fungsi IF untuk memilah jenis gambar yang akan dihapus.

Menghapus semua gambar dalam sheet yang aktive saja

Sub hapusShapeWS()
Dim ws As Worksheet, gambar As Shape
Set ws = ActiveSheet
For Each gambar In ws.Shapes
   gambar.Delete
Next
End Sub


Menghapus Semua Gambar dalam Workbook Atau File Excel yang Aktive


Sub hapusShapeWB()
Dim wb As Workbook, ws As Worksheet, gambar As Shape
Set wb = ActiveWorkbook
For Each ws In wb
  For Each gambar In ws.Shapes
    gambar.Delete
  Next
Next
End Sub


Perhatian: Yang dimaksud gambar disini adalah semua bentuk bisa berupa, shape, foto, picture. Untuk penggunaan code VBA seperti contoh diatas karena masih sangat sederhana codenya juga dapat menghapus kotak komentar (kotak insert comment) jika dalam keadaan show comment.


Demikian semoga bermanfaat.
Salam..

Artikel terkait:

• Cara Konversi Lembar Kerja Excel Menjadi Gambar
• Cara Cepat Menghapus Baris Kosong
• Cara Menghapus Hyperlink Tanpa Merubah Format