Belajar Excel Asyik...

Disini Tempatnya Berbagi Dan Belajar Excel


Belajar Rumus Microsoft Excel Pemula sampai Mahir
Belajar excel itu mengasyikan, terutama jika dapat merasakan manfaatnya. Pekerjaan menjadi mudah, penyelesaian tugas lebih cepat  bahkan sekejap, dan tentunya dapat memberikan solusi untuk kasus yang dihadapi. Pada akhirnya dapat menghemat waktu dan mengurangi stress. Ini yang penting.

Belajar excel itu ibarat makan kue yang super lezat ketika bertamu di rumah orang hebat. Pada awalnya malu-malu untuk mencicipinya. Namun begitu mencicipi dan amat terasa lezatnya, rasa malu hilang terkalahkan hasrat untuk terus menikmati kelezatannya.

Belajar excel itu ibarat bermain game. Pada awalnya, pemula kesulitan untuk memecahkan permainan sekedar untuk level pertama. Namun begitu terpecahkan, semakin menggugah semangat untuk memecahkan level berikutnya. Semakin sering dimainkan, anda semakin mahir menerapkan trik-trik dalam permainan. Begitu tercapai level 7, maka  level  4 dan 5 tidak ada apa-apanya, apalagi kalau cuma level 1.

Ya, Belajar Microsoft Excel sebenarnya point penting yang mendasari pembuatan blog ini. Oleh karena itu postingan dalam blog ini sebenarnya ditulis sebagai media penulis untuk belajar excell. Beberapa ditulis berdasarkan literatur yang diperoleh dari sumber lain dan dengan sedikit modifikasi atau pengembangan. Sebagian lagi memang saya tulis sesuai pengalaman handling kasus yang saya hadapi sendiri.  Maksudnya supaya saya ingat dan bisa membacanya kembali dimanapun berada.

Saya berusaha mencatat tutorial ini menggunakan versi excel yang bersifat umum sehingga dapat mudah difahami oleh saya sendiri, juga oleh pembaca yang menggunakan versi m.s excel yang berbeda, baik yang masih menggunakan versi terdahulu 2003 dan sebelumnya atau versi yang lebih baru 2007, 2010, 2013 dan sesudahnya.

Beberapa informasi, tips dan trick, serta tutorial belajar excel dalam blog ini mungkin relevan dengan kebutuhan pembaca, mungkin juga tidak. Maka untuk memudahkan menelusuri isi blog ini sesuai relevansi, berikut saya tampilkan ringkasan daftar postingan sesuai kategori nya. Daftar ini akan terus di update jika ada postingan baru.

Hot Issue

Semakin banyak menyelami excel, saya semakin menyadari ternyata masih banyak fitur-fitur yang belum dikuasai. Padahal bisa dikatakan excel ini adalah "kebutuhan" sehari- hari.

Atas dasar ini saya berfikir bahwa belajar m.s excel menjadi sebuah keharusan apalagi jika Microsoft Excel adalah senjata utama dalam pekerjaan setiap hari. Sehingga diharapkan penyelesaian tugas lebih efektif dan efisien, serta dapat menyajikan dan analisa data dengan cepat dan akurat.

Saya tidak mengatakan bahwa pada saat ini saya seorang expert atau ahli excel.  Tetapi setidaknya saya merasakan kemampuan saya sudah lebih baik dibanding beberapa tahun yang lalu.

Belajar Excel Dalam Team Kerja


Terkadang merasa sedih. Ada beberapa pekerjaan yang sebenarnya sederhana dan mudah, tetapi harus dikerjakan ramai-ramai oleh beberapa orang. Itu pun belum tentu selesai dalam satu hari.

Semua itu disebabkan penguasaan excel yang minim. Penguasaan rumus alakadarnya dan masih menggunakan bantuan kalkulator. Padahal excel sangat jauh lebih canggih dibanding kalkulator.

Saya membayangkan seandainya anggota team ini mau meluangkan waktu sebentar saja untuk mempelajari beberapa fitur penting excel, tentu pekerjaan akan lebih cepat diselesaikan. Efeknya akan lebih banyak waktu produktif untuk mengerjakan hal lain.

Point Penting Belajar Excel


Berikut beberapa poin penting yang menjadi topik Belajar Excel dalam blog ini. Tapi ringkas saja ya..

Untuk detailnya dapat dibaca pada topik-topik terkait.

Apa sich Microsoft Excel itu ?


Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang paling populer pada saat ini. Dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation, aplikasi ini dapat dijalankan pada Microsoft Windows dan Mac OS.

Ms Excel merupakan bagian dari Microsoft Office System. Aplikasi ini terus berkembang semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Pada saat ini versi terakhir excel yang tersedia untuk Window adalah excel 2016.

Untuk lebih jelasnya mengetahui apa itu aplikasi ms excel dapat dibaca di https://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel.

Dari situs ensiklopedia online terbesar ini kita juga bisa mengetahui sejarah microsoft excel, perkembangan versi-versi excel yang pernah ada, serta list format file excel yang didukung dan extension-nya.

Fungsi dan Rumus Excel


Bisa dibayangkan seandainya menggunakan excel tanpa rumus. Jika terjadi demikian, komputer excel tidak lebih baik dari sebuah mesin ketik. Hanya untuk menuliskan angka dan kata.

Disinilah komputer mengambil peran yang sangat penting menjadikan pekerjaan ketik-mengetik jauh lebih efisien, dan yang paling penting adalah bukan sekedar mengetik.

Menggunakan rumus excel, artinya kita memerintahkan komputer untuk berfikir, bekerja untuk kita, melakukan kalkulasi data. Hal ini tentunya jauh sangat lebih efisien dibandingkan menggunakan otak kita sendiri ataupun menggunakan kalkulator.

Rumus atau Formula Excel merupakan serangkaian operasi matematika dan text untuk mendapatkan nilai tertentu dalam sebuah cell. Sedangkan fungsi merupakan rumus siap pakai dan dapat dikombinasikan dengan operator kalkulasi atau fungsi lainnya.

Calculation Operator dalam Rumus Excel

Yang namanya rumus, pasti ada kalkulasi di dalamnya. Di dalam excel, bukan hanya ada kalkulasi matematika yang bekerja pada data numerik. Tetapi juga ada proses- proses kalkulasi pada data text.

Oleh karena itu, operator kalkulasi dalam excel ada yang digunakan untuk kalkulasi angka, ada juga yang digunakan untuk operasi pada text.

Berikut adalah list operator kalkulasi yang dapat digunakan dalam rumus excel.

*     :  Melakukan operasi perkalian
/      :  Melakukan operasi pembagian
+     :  Melakukan operasi penjumlahan
-      :  Melakukan operasi pengurangan
^     :  Melakukan operasi pangkat
%    :  Mendapatkan nilai persen
&    :  Menggabungkan text
<     :  Mengecek kurang dari
>     :  Mengecek lebih dari
<=   :  Mengecek kurang dari atau sama dengan
>=   :  Mengecek lebih dari atau sama dengan
=     :  Mengecek sama dengan

Fungsi yang populer dalam excel

Ada banyak fungsi  siap pakai yang disediakan excel. Berikut adalah beberapa fungsi excel yang populer

SUM           : Melakukan penjumlahan atas nilai data dalam range tertentu
SUMIF       : Melakukan penjumlahan dengan satu kriteria
SUMIFS     : Melakukan penjumlahan dengan banyak kriteria (mulai versi 2007)
COUNT     : Menghitung banyaknya data
COUNTIF : Menghitugnya banyaknya data dengan satu kriteria
COUNTIFS : Menghitung banyaknya data dengan beberapa kriteria (mulai versi 2007)
IF                 : Menentukan klasifikasi data dengan logika Jika... Maka...
AVERAGE   : Menentukan nilai rata-rata dari sekumpulan nilai
MAX           : Menentukan nilai maksimal dari sekumpulan nilai
MIN             : Menentukan nilai minimal dari sekumpulan nilai
VLOOKUP : Mencari nilai tertentu pada kolom paling kiri dari sebuah range dan menghasilkan nilai dari kolom tertentu dengan baris yang sama dengan nilai yang dicari
INDEX       : Mendapatkan nilai dari cell pada baris dan kolom tertentu dari sebuah range
MATCH     : Mendapatkan posisi baris/kolom dari nilai yang dicari dalam sebuah range.
UPPER : Menjadikan semua huruf dalam text menjadi huruf kapital
LOWER : Menjadikan semua huruf dalam text menjadi huruf kecil
PROPER : Menjadikan semua huruf pertama dari setiap kata dalam text menjadi huruf besar
AND : Fungsi logika, menghasilkan TRUE jika semua parameter bernilai TRUE
OR : Fungsi logika, menghasilkan TRUE jika salah satu parameter bernilai TRUE



Sangat penting untuk memahami bagaimana cara kerja sebuah fungsi excel sebelum  kita bisa memanfaatkannya. 

Sayangnya, mungkin perlu kerja keras dan kesabaran berlatih tingkat tinggi untuk menguasai keseluruhan fungsi dan rumus excel. Untungnya kita dapat mengexplorasi dan mempelajari fungsi tertentu menggunakan halaman bantuan excel. 

Tidak perlu beli buku mahal untuk mempelajari rumus dasar excel. Karena dengan hanya memanfaatkan halaman bantuan excel saja, kita dapat belajar memahami rumus dasar excel dengan mudah. Silahkan dibaca tipsnya di sini : Cara Mudah Memahami Fungsi dan Rumus Excel

Tidak lengkap rasanya jika mengabaikan rumus array dalam belajar excel. Meskipun rumus aray ini banyak manfaatnya, namun ternyata masih banyak pengguna excel yang belum menggunakannya. Bahkan mungkin masih ada juga yang tidak mengetahui kalau dalam excel itu ada yang namanye rumus array.

Rumus Array, yaitu rumus yang bekerja pada range data dan dapat menghasilkan lebih dari satu nilai. Rumus array dibuat dengan cara menekan Ctr + Shift + Enter setiap kali mengetikan atau mengedit rumus. Oleh karena itu sering disebut juga rumus CSE. Kita dapat mengenali sebuah rumus array dikenali dengan adanya tanda kurung kurawal { }

Untuk dasar-dasar pembuatan rumus array, silahkan dibaca artikelnya : Belajar Rumus Array Untuk Pemula

Asyiknya belajar excel akan terasa ketika dapat merasakan manfaat penguasaan rumus excel. Semakin kita menguasai rumus dan fungsi, semakin efisien kita menerapkannya dalam excel. Artinya semakin efisien kita dalam bekerja menggunakan microsoft excel secara keseluruhan.

Rumus excel yang efisien? maksudnya apa ya?
Kalau menurut saya, -ini benar benar pendapat pribadi ya- yang dimaksud rumus yang efisien itu setidaknya memiliki 3 kriteria

1. Panjang Pendeknya rumus.
Untuk menghasilkan tujuan yang sama, jika ada rumus yang pendek kenapa harus repot-repot menggunakan rumus yang panjang. Memang ada kasus-kasus tertentu dimana rumus yang panjang tidak dapat dihindari termasuk penggunaan mega formula kompleks yang menggabungkan beberapa fungsi dalam satu rumus.

2. Fleksibilitas,
Maksudnya kemudahan untuk editing dan copy ke sel lain atau bagian lain di dalam lembar kerja excel. ini erat kaitannya dengan efektifitas penerapan atribut absolute $ di dalam formula.

3. Performa
Ini penting, karena ada type rumus yang bisa menyebabkan performa turun drastis. Hal ini berkaitan dengan proses kalkulasi dalam formula excel.

Contoh:
Penggunaan vlookup dalam rumus array menyebabkan excel harus melakukan lookup berulang-ulang. Hal ini akan menyebabkan performa melambat. Jadi penggunaan rumus VLOOKUP dalam rumus array sangat tidak efisien karena dapat menurunkan performa secara drastis. Dalam hal itu , INDEX MATCH bisa menjadi solusi.

Macro - VBA

Dalam tingkat yang lebih lanjut, belajar excel akan lebih menyenangkan jika kita sudah mulai bisa memanfaatkan Macro dan VBA Excel. Betapa tidak, macro dan vba dapat melejitkan kecepatan dan efisiensi waktu dalam penggunaan microsoft excel.

Macro merupakan sekumpulan code perintah excel yang dapat digabungkan menjadi satu prosedur. Fitur ini dapat dijalankan untuk otomatisasi pekerjaan menggunakan excel.

Untuk yang baru belajar macro, dapat dimulai dengan cara record macro yaitu merekam langkah-langkah proses manual dalam excel, sehingga dapat digabungkan menjadi satu proses atau satu prosedur baru.

Pada excel 2003, macro terletak dalam menu tools, sedangkan pada excel 2007 ke atas, macro terletak pada Tab Developer. Supaya macro dapat dijalankan, maka harus dipastikan dahulu setting macro enabled.

Untuk tingkat selanjutnya kita bisa mempelajari VBA sehingga dapat menuliskan kode makro sendiri.

VBA atau Visual Basic Application merupakan turunan bahasa pemrograman visual basic yang terintegrasi dengan mirosoft office. VBA inilah yang digunakan untuk menuliskan code macro. Jendela VBA di dalam excel dapat diakses dengan cara menekan tombol ALT + F11. Dengan vba, kita bisa mengotomatisasi hampir semua tugas kompleks yang biasa dilakukan dengan cara manual.

Dengan VBA juga kita bisa membuat fungsi sendiri yang dikenal dengan nama UDF (User Defined Function). Contoh UDF yang populer dan banyak dijumpai tutorialnya di internet adalah fungsi TERBILANG, yaitu fungsi untuk mendapatkan text dari bilangan.

Misalnya:
Dalam dokumen pembayaran biasanya nilai uang dituliskan dalam bentuk angka bilangan dan text. Anggap saja nilai bilangannya adalah Rp 20.300.250 . Dengan fungsi TERBILANG kita tidak perlu menuliskan text terbilang secara manual. Cukup membuat rumus, dan akan menghasilkan text "Dua Puluh Juta Tiga Ratus Ribu Dua Ratus Lima Puluh Rupiah"

Aplikasi Sederhana dan Addin 


Tidak semua pengguna excel ada cukup waktu untuk mempelajari semua fitur excel, termasuk
VBA dan macro. Meski demikian efisiensi, efektifitas dan kecepatan kerja pasti sangat penting dan diharapkan oleh semua pengguna excel.

Untuk itu banyak developer yang membuat addin untuk meningkatkan kemampuan excel. Nah dalam beberapa artikel kita akan belajar bersama bagaimana caranya membuat applikasi sederhana dan addin sehingga dapat membantu pekerjaan sendiri dan teman yang membutuhkan tentunya.

File excel macro yang dijadikan addin biasanya disimpan menggunakan extension .xla

Pivot Table

Pivot table merupakan salah satu fitur excel yang sangat powerfull. Namun sangat disayangkan masih sering luput dari perhatian pengguna. Termasuk saya beberapa tahun lalu... :-)

Pivot table berguna untuk menampilkan data secara dinamis dengan lay out yang mudah dimodifikasi tanpa merubah data aslinya. 

Setelah merasakan manfaat pivot tabel untuk mengolah dan menganalisa data. Tanpa ragu saya katakan bahwa ini adalah salah satu fitur pavorit excel yang saya ketahui disamping VBA Excel. Betapa tidak, data yang sangat banyak, yang jumlahnya mencapai puluhan sampai ratusan ribu, dapat direkap dan dimodifikasi layoutnya untuk keperluan analisa dalam hitungan detik.

Berbeda dengan vba, pivot table sangat mudah dipelajari. Hanya perlu meluangkan waktu sebentar untuk mengutak-atik dan mencobanya.

Begitu dicoba dan berhasil, saya yakin anda akan merasa nyaman menggunakannya, terutama jika anda bekerja dengan ribuan sampai ratusan ribu baris data. Dengan pivot table, proses rekapitulasi data dan membuat layout begitu mudah dan secepat kilat.

Data Base Excel


Bekerja dengan banyak data tanpa terstruktur rapi bisa menyebabkan sakit kepala berkepanjangan. Untungnya kita bisa mengumpulkan data-data dan menyusunnya menjadi database sederhana menggunakan excel, sehingga penyajian data akan lebih cepat karena data bersifat portable.

Penulis sendiri bekerja di perusahaan yang sudah menerapkan system data base yang canggih dan kompleks. Namun demikian penggunaan excel tetap saja diperlukan karena seringkali diminta laporan manual. Bahkan data yang diambil dari system data base juga tetap harus diolah dahulu menggunakan m.excel sebelum disajikan dalam presentasi.

Membuat database sederhana untuk data rutin sangat membantu mempercepat penyajian data sewaktu-waktu tanpa harus  tersambung ke data base system perusahaan/instansi yang harus diambil dengan koneksi ke jaringan LAN.

Dalam tahap yang lebih lanjut lagi bahkan kita bisa menggabungkan data base dengan vba untuk otomatisasi dan menambahkan form entry. Selain itu juga dapat digabungkan dengan pivot table untuk menampilkan report yang lebih dinamis.


Mengatasi Error

Error lagi.....! Kalau sudah berhadapan dengan masalah yang satu ini memang bisa membuat kita frustasi. Apalagi jika tidak tahu harus bagaimana mengatasinya. Karena ketidaktahuan kadang kita berusaha untuk mengatasinya dengan cara berspekulasi. Hasilnya buang-buang waktu dan tidak ada hasilnya. 

Untungnya banyak expert yang berbaik hati, berbagi pengalaman dan knowledge untuk mengatasi berbagai error di excel. Kita bisa belajar dari mereka dari halaman blog atau websitenya. Yang diperlukan hanya sedikit meluangkan waktu untuk belajar dan mencari tahu.

Misalnya: 
Error yang sering terjadi seiring dengan berkembangnya versi excel ialah Too Many Different Cell Formats. Excel 2003 hanya memiliki kemampuan menyimpan 4000 format sel yang berbeda, sedangkan excel 2007 jauh lebih tinggi kemampuanya sampai dengan 64.000 format sel yang berbeda.

Sebuah file data laporan digunakan menggunakan excel 2003 dengan extensi xls. Kemudian seorang rekan kerja mengedit file tersebut menggunakan excel 2007. Karena orang tersebut sangat kreatif membuat variasi format, maka tanpa disadari tercipta lebih dari 4000 format cell yang berbeda. 

Dikirimkannyalah file tersebut ke rekan kerja lain yang bertugas merekap dan validasi akurasi data menggunakan excel 2003. Alangkah kagetnya ia karena begitu dibuka muncul pesan 
error  Too Many Different Cell Formats. Ketika dipaksa dibuka dan recovery, semua format cell dalam file tersebut malah hilang.

Jika tidak tahu penyebabnya..... pasti bingung..... dan frustasi.

...
Saya menyadari Kumpulan artikel dan postingan dalam blog ini masih jauh dari lengkap untuk belajar komputer excel dari dasar sampai mahir. Karena keterbatasan penulis juga masih belajar. Masih pemula, bukan seorang expert.

Intinya Penulis pun perlu terus Belajar Excel
Belajar excell tidak ada ruginya kok, karena banyak sekali manfaatnya... dan sangat membantu.
Selamat Belajar Excel ...:-)

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

Terimakasih sudah berkunjung dan membaca blog ini. Silahkan berkomentar.